Ideas para tomar y dejar que nos han dejado las tertulias de EI

Con una visión diferente de hacia dónde queremos enfocar nuestros pasos profesionales en los medios de comunicación y el ánimo de mantener el camino abierto en doble vía, ida y vuelta, la primera versión de “Encuentros Interactivos”, celebrada el 23 de noviembre de 2011, en el salón Canciller del hotel El Embajador, dejó importantes, prácticas y útiles recomendaciones al tratar el tema “Relacionistas Públicos y Periodistas: Actores esenciales para una comunicación efectiva y puntual”.

El tema resultó atractivo e interesante para comunicadores y relacionistas públicos y sus conclusiones han servido de orientación a ambos sectores para trabajar en armonía. Lo expresado por  ambas partes, lo hemos querido plasmar en papel con la intensión de que sea una guía a tomar en cuenta.

Mala práctica en las Relaciones Públicas

1. Enviar masivamente notas de prensa e invitaciones, tanto en los correos personales y corporativos, así como las redes sociales de Tacebook, Twitter y BlackBerry.
2. Enviar la nota de prensa al editor y a cada uno de las redactoras de la sección, pensando que por eso tienen mayores posibilidades de ser publicada.
3.  Enviar las informaciones sin discriminar la temática de la sección. Si el material es social, se debe mandar a Sociales; si es de revista a las secciones especializadas. No es bueno utilizar una base de datos general para todas las informaciones.
4.  Aunque el periodista es 24 horas, no es recomendable contactarlo en horas no laborales para asuntos laborales. Lo ideal es conocer los horarios de trabajos de cada quién para tratar solicitudes o confirmaciones de eventos.
5.  Las notas mal redactadas tienen un solo destino: el zafacón. Las oficinas de Relaciones Públicas deben tratar de elaborar comunicados profesionales e informaciones que respecten las reglas de redacción.
6. Discriminar el medio de comunicación al momento de colocar publicidad no es una buena práctica, pues “si un medio no es bueno para recibir publicidad, tampoco lo será para difundir información de la marca o empresa”.
7.  No educar al cliente sobre la frecuencia de sus informaciones, teniendo en cuenta que no todo lo que hace es “noticia” para un medio. Se debe priorizar los contenidos, pues los medios están cada vez más restringidos en materia de espacio.

Buena práctica en las Relaciones Públicas

1. Enviar las invitaciones físicamente, llamar solo una vez para confirmar recepción y solo el día del evento para confirmar asistencia.
2. Calidez y cordialidad en el trato, mostrando interés por la persona, no únicamente por el profesional, que la mayoría de los casos labora en constante presión por parte de los demás relacionistas, por las exigencias del medio donde trabaja y el cúmulo de trabajo que se almacena por falta de espacio.
3. Estar siempre disponible cuando se le requiere para obtener determinada  de los clientes y marcas que representan.
4. Al enviar los materiales revisar que estén completos: textos, imágenes y pies de fotos, ya sea por CD o email. Nunca utilizar DVD. Al enviarlos por correo, convertir en rutina la práctica de adjunta nota de prensa, en la cual debe incluirse los pies de fotos al finalizar la información para mayor agilidad.
5.  Dar gracias es la más importante de las prácticas. Muchas veces damos por sentado muchos hechos, pero agradecer no solo muestra la valoración del trabajo realizado, además afianza las relaciones profesionales y personales.
6. Ser un verdadero enlace entre sus clientes y los medios. Responder con sinceridad sobre las posibilidades de las solicitudes. Esto permite ahorrar tiempo y evita malos entendidos.

Malas prácticas de los comunicadores

1. Aunque la línea de trabajo varía según las especificaciones del medio de comunicación, no se debe condicionar una publicación a un favor o una publicidad. El medio y el periodista se debe a sus lectores ante todo. 
2.  Abordar a los clientes en medio de un acto para solicitarles la colocación de publicidad no es la mejor de las prácticas, pues en ese momento tiene un meta y una razón para la empresa y es atender a sus clientes.
3. Nunca prometa una publicación. Frases como “haré todo lo posible”, “revisaré a ver que se puede hacer” o simplemente “no se puede” son más valoradas. Tampoco debe decir que asistirá a un evento, si sabe que no lo hará. Su sinceridad será más valorada.

Buenas prácticas de los comunicadores

1. Ser receptivos y solidarios. De la misma manera que esperamos que lo sean con nosotros, se debe pagar con la misma moneda.
2. Sinceridad ante cualquier petición. Decir “no se puede” es mucho mejor a dejar esperando una promesa que nunca será cumplida.
3. Valorar el trabajo de los demás y aceptar que muchas veces la labor de los comunicadores es mejorada y agilizada por el soporte que reciben de los relacionistas públicos.